7 TIPS VOOR REMOTE WERKEN
1. STANDUPS
Plan een dagelijkse digitale standup. Begin op maandag, waarbij iedereen aangeeft wat zijn projecten zijn. Zorg dat je Microsoft teams, Google Hangout Meet, Zoom of een andere communicatietool gebruikt. Laat één persoon de lead houden van de sessie en bepaal dit van te voren. Groep sessie van max (5–15 min ).
2. DIGITALE TOOLS
Gebruik Slack, Basecamp, Fleep, Trello, Microsoft teams, Whatsapp of je email voor non verbale communicatie. Zorg dat je online kan samenwerken. Op het digitale notice board van Slack kan je recente berichten van je teamgenoten volgen. Voordeel: je hoeft elkaar minder bij te praten, al dan niet met mails. Gebruik je CRM voor vastlegging op een structurele wijze. Zeker in sales bij remote werken kan het niet goed gebruiken van je CRM leiden tot miscommunicatie. Zorg dat je je activiteiten, calls, demo’s etc. goed vastlegt.
3. TEAM OPDRACHTEN SAMENWERKEN
Het is geen eenvoudige video meeting. Hier gaat het over brainstormen, strategie sessies, trainingen, UX design sprints, innovatie sessies, allemaal onderdelen van samenwerken en projecten waarbij we idealiter face to face werken, maar nu op afstand móeten werken. Trello, Microsoft teams en Fleep zijn mooie tools om te gebruiken en structuur aan te brengen. Een live video feed kan helpen. Zo kun je wel snel met elkaar overleggen.
4. ONLINE MEETINGS
Uitdagend als altijd. Schermen die bevriezen, echo’s, piepjes, achtergrondgeluiden, slechte connectie, mensen die wegvallen, — je bent hier zelf ondertussen ook wel ervaringsdeskundige in. Om deze sessie goed te laten verlopen check de volgende zaken:
1. Is de internet verbinding goed?
2. Werken de microfoon en de camera?
3. De setting is die goed? Geen afleidende achtergronden etc. voor de anderen. (een witte achtergrond /muur is prima.)
4. Heb je niet teveel tabbladen en programma’s op je computer open staan tijdens de sessie. Dit zorgt vaak voor de stil staande beelden.
5. De plek waar je zit moet rustig zijn. Ga in een ruimte zitten waar veel demping is, die goed voor buiten geluid kan afsluiten bijvoorbeeld een slaapkamer of een kamer met een kleed of vloerbedekking.
6. Zorg ervoor dat je geen koffiemachines, vaatwassers etc hebt werken tijdens de meetings. Zet huisdieren op een plek waar ze als ze geluid maken niet storen.
7. Maak afspraken met je kinderen of plan om hun aanwezigheid heen.
Wat gaan we gebruiken als tool?
Mijn favoriete volgorde:
Zoom
Google Hangout Meet
Microsoft Teams
5. FEEDBACK
Zorg voor voldoende feedback op geleverd werk en wat er wel en niet goed gaat volgens jou met de communicatie op afstand. Zorg dat je uit de feedback met elkaar verbeteringen afspreekt in het proces of de opvolging. Leg dit vast en evalueer het met elkaar. Zorg voor structuur in het feedback geven aan elkaar en op het proces.
6. ONE ON ONE (SOCIAL TALK)
Werk je veel uit huis. Probeer dan ook het sociale aspect niet te vergeten. Alleen maar doelgericht bezig zijn doe je ook niet op kantoor. Je hebt het ook over bijvoorbeeld het voetbal, een leuk feest en andere zaken die in je leven spelen. Neem ruimte voor een sociale 1 op 1 tijdens de pauzes, die je normaal ook zou nemen op kantoor. Belangrijk is dat je het sociale aspect bij het op afstand werken in tact blijft houden. Je kunt je anders geïsoleerd gaan voelen.
7. COMMUNICATIE
Kijk in de camera bij video conferences! Het zorgt ervoor dat je je ogen richt op de ander. Als je naar het scherm kijkt maak je geen echt contact. Je kunt dit oefenen met elkaar, om hiervan bewust te worden. Praat om de beurt in grote groepen en spreek een teken af als je iets wilt zeggen zonder direct een ander te interrumperen of door elkaar te gaan praten. Mute je microfoon als je niet aan het woord bent.
Wil je weten hoe je je team op afstand structureel kunt begeleiden neem dan contact met ons op.
